Jaren geleden volgde ik een cursus Time Management. Daarbij werd mij geleerd één, hooguit twee keer per dag te besteden aan het maken, lezen en beantwoorden van e-mails. E-mail mocht maximaal een half uurtje van je tijd in beslag nemen. De overige tijd diende te worden besteed aan echt werk, wat dat dan ook inhoudt.

Een half uurtje per dag aan de e-mail…

Een nobel streven, maar niet uitzonderlijk is het als je een half uurtje per dag echt aan andere dingen dan e-mail kunt besteden. Niet alleen om de tijd die je ermee kwijt bent, maar ook omdat e-mail zo onhandig is, is e-mail een groeiende irritator bij menig werknemer. Denk aan zaken als onnodig in de c.c. staan, het versturen van e-mails zonder bijlages -die er wel bij zouden moeten zitten-, en vervelende e-mail-opties als het versturen van berichten met een ontvangstbevestiging -m.i. een blijk van wantrouwen- of het plaatsen van ontvangers in de blind copy list. Dit laatste gaat bij mij geregeld fout, doordat ik dan weer op reply-to-all druk en iedereen weer weet dat ik het echt wel gelezen heb.

Nieuwe strategie van Microsoft

De nieuwe strategie lijkt zich onder meer te richten op het leveren van tools waarmee gebruikers van hun producten hun productiviteit kunnen verhogen en meer plezier halen uit hun werk. Om die boodschap te verkondigen én om de wereld te laten zien welke fraaie oplossingen Microsoft vandaag de dag te bieden heeft, organiseert men zogeheten CIE-sessies (Customer Immersion Experiences), waar wij samen met onze klanten aan deel mogen nemen.

Het moet gezegd worden: het eens zo gesloten bolwerk Microsoft heeft de koers radicaal verlegd en is open over de plannen, de tekortkomingen en de mogelijkheden van hun producten. Mooi is het om te zien dat de Cloud propositie van Microsoft -en Office 365 is daarvan de bekendste- ook nieuwe mogelijkheden biedt. Juist doordat de data -en vaak ook de applicaties- in de Cloud staan, zijn ze, uiteraard binnen veilige kaders, makkelijk benaderbaar. En daarmee wordt samenwerken, binnen en buiten de eigen organisatie, plots stukken eenvoudiger.

Samenwerken aan documenten wordt anders

Samen werken aan dat ene document, een jaarverslag bijvoorbeeld of een presentatie of de meest actuele financiële gegevens met elkaar delen om hetzelfde beeld te krijgen van de situatie, was in het verleden best wel gedoe. Documenten werden als bijlage rondgestuurd, eenieder ging het individueel bewerken en zijn of haar versie weer vrolijk rondmailen. Aan de finale auteur van het document de ondankbare taak om dan alle wijzigingen te verwerken en er één geheel van te maken.

Nieuwe toepassingen als Office365, OneDrive, SharePoint en tal van andere nuttige apps brengen in deze werkwijze radicaal verandering. Aan documenten kan inmiddels gelijkertijd door meerdere mensen gewerkt worden, waarbij de document-eigenaar de regie houdt: deze bepaalt welke wijzigingen wel en niet in de finale versie terecht komen. Het rondmailen van documenten behoort daarmee tot het verleden.

Daarnaast bieden zaken als teamsites een mooi overzicht van wat er allemaal in een project gebeurt en kies je er zelf voor om dat te lezen als je aan dat project werkt, niet wanneer je e-mail je daartoe dwingt.  Een andere manier van werken, wel zo efficiënt eigenlijk.

Delen is het nieuwe mailen

Microsoft lijkt juist om het samenwerken te bevorderen, ook een hele nieuwe werkwijze voor het omgaan met documenten, mails en andere omgang met data te bewerkstelligen. Zo verzend je een document als bijlage in een e-mail op een net iets andere manier dan dat je gewend was. Tijdens de workshop bij Microsoft viel mij op dat menigeen best moeite met deze nieuwe manier van werken, noem het een filosofie, had, en eerlijk gezegd heb ik er de afgelopen maanden ook best aan moeten wennen. Zoals een deelnemer terecht opmerkte: delen wordt het nieuwe mailen.  En daarmee is -hopelijk- het enorme tijdsbeslag van e-mailen verleden tijd en is er weer een dimensie toegevoegd aan ‘het nieuwe werken’.